FAQs

Mandanten, die mit Agenda Software Ihre Finanzbuchhaltung selbst erstellen bzw. über einen eigenen Buchhalter erstellen, sollten das Unternehmensportal (im folgenden UP) mit seinen Funktionen nutzen. Mandanten, welche mit einer Fremdsoftware buchen, sollten sich an dessen diesen Softwareanbieter wenden und erfragen, welches System zum Empfang und zur Verwaltung der E-Rechnungen vodenen m Anbieter empfohlen wird. Es ist natürlich auch möglich, dass man mit einer Fremdsoftware zur Erstellung der Finanzbuchhaltung auch das Unternehmensportal von Agenda nutzen kann. Allerdings müsste man in diesem Fall prüfen, inwieweit ihre Finanzbuchhaltungssoftware in der Lage ist, das Unternehmensportal einzubinden. Ein manueller Upload von Belegen ist aber auch möglich.

Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, ist es erforderlich, dass Sie für jedes Unternehmen ein separates “Unternehmen“ im Unternehmensportal al haben müssen. Es entspricht nicht den Grundsätzen digitaler Buchführung, wenn Sie auf einem Portal die Rechnungen mehrerer Unternehmen verwalten und speichern. Sie können die verschiedenen Unternehmen unter einem Zugang zum Unternehmensportal laufen lassen, d.h. Sie melden sich mit Ihren Zugangsdaten im Unternehmensportal an und wählen im Anschluss in einer Übersicht die Firma aus, für die Sie etwas tun wollen.

Sie haben also ein benutzerbezogenes Login und können darunter mehrere Firmen haben.

Wer als Privatperson umsatzsteuerpflichtig vermietet oder aus anderen Gründen als Privatperson umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, welche keine Buchhaltungspflicht erfordert, der muss trotzdem eine Infrastruktur bereit halten, wo er E-Rechnungen empfangen, verwalten und speichern kann. Deswegen können auch die betroffenen Privatpersonen sich ein Unternehmensportal einrichten. Sie könnten in diesen Fällen einen Auftrag zur Einrichtung in Auftrag geben.

Allerdings stellt sich die Frage, ob der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten im Verhältnis zum Umfang der Belege stehen, welche jährlich eingehen und zu verwalten sind. In der Regel dürfte bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen sowie bei anderen Kleinstunternehmen dieses Verhältnis nicht gewahrt sein. Aus diesem Grund ist zu überlegen, ob man nicht eine andere Infrastruktur nutzen könnte.

einfachste Weg ist, dass Sie sich in Ihrer Explorerstruktur einen Ordner für E-Rechnungen anlegen und diesen im einfachsten Fall mit jährlichen Unterordner versehen. Wenn Sie nur sehr wenige E-Rechnungen pro Jahr bekommen, sollte es reichen, wenn Sie diese in Ihrem Explorerordner speichern. Ganz Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie durch regelmäßige Datensicherungen die Speicherung der E-Rechnungen gewährleisten. Bei Prüfungen müssen Sie dann den Explorerordner auf einen Datenträger kopieren und diesen einem Prüfer zur Verfügung stellen. Wichtig ist dabei auch zu erwähnen, dass diese Vorgehensweise nicht mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung konform ist und als ein formeller Fehler in Ihrer Buchhaltung gewertet werden könnte. Allerdings wird ein formeller Fehler alleine nicht zu Feststellungen bei einer Betriebsprüfung reichen. Als nächstes steht die Frage, wie die im Explorer befindliche E-Rechnungen ihren Weg zum Steuerberater finden. Da steht nur die Möglichkeit offen, dass Sie diese E-Rechnungen ausdrucken und den Papierausdruck zum Steuerberater geben. Papierausdruck ersetzt nicht die Papierrechnung.Er dienst nur zur Verarbeitung in Ihrem Steuerbüro. Bei Prüfungen müssen Sie den Ordner mit den E-Rechnungen vorlegen. Eine automatische und elektronische Verarbeitung ihres Beleges ist bei Ablage in einem Explorer-Ordner nicht möglich.

steht außer Frage, dass sich Zeiteinsparungen erzielen lassen, wenn man Belege digital verbuchen kann. Es steht auch außer Frage, dass man den Prozess der Finanzbuchhaltung automatisieren kann. Allerdings müssen wir die Hoffnungen und Erwartungen vieler Mandanten dahingehend etwas dämpfen. Am Anfang wird (Leerzeichen zuviel) es sowohl für den Mandanten, ebenso) als auch für den Buchhalter, einen gewissen (ebenso) Mehraufwand geben. Insbesondere im Übergangszeitraum in dem es E-Rechnungen und Papier/PDF Rechnungen parallel geben wird, erwarten wir aufgrund der Erfahrungen von Pilotprojekten, keine und später nur ein kleines Potential an Zeiteinsparungen. Wenn alle Belege (mit Ausnahme der Kleinrechnungen) elektronisch auf den zugelassenen Formaten zur Verfügung stehen, (Komma) lassen sich Einsparungen erzielen. Die können nach derzeitigen Erfahrungen 20% bis maximal 30% betragen. Trotz automatischer Buchungsvorschläge bei der Verbuchung von E-Rechnungen sind wir noch sehr weit von einer vollautomatischen Verbuchung der Belege entfernt. Im Schnitt können ca. 40% der Vorschläge verwendet werden. Jeder Vorschlag muss angesehen und kontrolliert werden. Die zeitaufwendige Abstimmung der Konten sowie zahlreiche Klärungen von Problemen im Zusammenhang mit der Rechnungslegung, insbesondere bei ausländischen Sachverhalten, Abschlagsrechnungen und die Beantwortung Ihrer zahlreichen Fragen, übernimmt derzeit kein Programm. Dafür wäre der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) erforderlich. Der Einsatz von KI in der Finanzbuchhaltung wird sicherlich in ferner Zukunft möglich sein. Derzeit werden von großen Softwareunternehmen Milliarden zur KI in Rechenzentren investiert. Allerdings muss die KI erst trainiert werden, bevor sie die menschliche Arbeit ersetzen kann. Optimistische Schätzungen gehen davon aus, dass frühestens in 5 Jahren die KI eine zu 90% automatisierte Verbuchung von Belegen ermöglichen kann. Die Anwendungsprogramme zur KI werden aufgrund der enormen Investition in die Hardware und der enorme Trainingsaufwand, gerade in der Anfangszeit, sehr teuer und nur für Großbetriebe rentabel sein. wird nach unserer Überzeugung noch viele Jahre dauern, bis eine auf KI basierende Buchhaltung im Mittelstand wirklich mit einem angemessenen Kostenaufwand automatisch erstellt werden kann. Durch den demographischen Wandel und die Entwicklung bei den Fachkräften wird der Einsatz der KI unverzichtbar werden. Doch wenn wir die Dinge realistisch beurteilen, werden die Kosten der Unternehmen für die Erstellung der Finanzbuchhaltung auch langfristig nicht nennenswert sinken. Die Art der Kosten wird sich verändern. Anstelle von Kosten für manuelle Dienstleistungen werden Sie Kosten für elektronische Dienstleistungen, wie KI, einkalkulieren müssen. Die KI wird es ganz bestimmt nicht für umsonst geben.

Das Unternehmensportal von Agenda wird für Sie über unsere Kanzlei eingerichtet und verwaltet. Agenda stellt unserer Kanzlei die Kosten für die Anwendungen in Rechnung. Wir rechnen diese in Form von unseren monatlichen Gebühren an Sie weiter.

Die monatlichen Gebühren für die Nutzung des Unternehmensportal inklusive der digitalen Verbuchung Ihrer Belege beträgt 16 € netto. Diese monatlichen Kosten stellen wir bei Mandanten mit Finanzbuchhaltung mit der jeweiligen Jahresendabrechnung Finanzbuchhaltung in Rechnung.

Auf dem gleichen Weg stellen wir eine einmalige Gebühr für das Einrichten/Freischaltung des Unternehmensportal in Höhe von einheitlich 35 € netto in Rechnung.

bietet Ihnen für die Importe Ihrer E-Rechnungen mittels E-Mail zusätzlich das Programm InvoiveHUB an. Dieses müssen Sie direkt bei Agenda ordern. Es kostet nach unseren Informationen bei jährlicher Vertragslaufzeit 3 € netto pro Monat und wird Ihnen direkt von Agenda in Rechnung gestellt. Wenn Sie eine monatliche Vertragslaufzeit mit Agenda wählen, beträgt das Entgelt 3,50 € p.M.

Leider können Sie das Programm InvoiceHub erst ab November bei Agenda ordern.

Wir informieren Sie, sobald Das Programm bei Agenda verfügbar ist.

Unternehmer, deren Umsätze pro Kalenderjahr unter 22.000 € liegen, sind auf Antrag von der Umsatzsteuer befreit. Dennoch sind Sie verpflichtet, genau wie Unternehmen welche nur umsatzsteuerfreie Umsätze erbringen, trotzdem E-Rechnungen revisionssicher zu empfangen und zu speichern. Insoweit müssen auch Kleinunternehmer über eine derartige Infrastruktur, wie sie unser Unternehmensportal bietet, verfügen.

Unternehmer, welche teilweise oder vollständig steuerfreie Umsätze erzielen, z.B. Ärzte, sind trotzdem verpflichtet E-Rechnungen revisionssicher zu empfangen und zu speichern. Insoweit müssen auch Kleinunternehmer über eine derartige Infrastruktur wie sie unser Unternehmensportal bietet, verfügen.

Höchste Sicherheitsstandards garantieren Ihnen den bestmöglichen Schutz Ihrer Daten. Ihre

Daten liegen sicher im Agenda-Rechenzentrum in Deutschland. Es erfüllt die höchsten

Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit (u.a. nach ISO 27001 und ISO 20000-1). (Entnommen aus dem PDF mit den Zugangsdaten für den Mandanten)

Agenda Software garantiert die Sicherheit Ihrer Daten unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmung. Agenda ist für die Speicherung und Aufbewahrung Ihrer Daten verantwortlich. Sie müssen demzufolge keine eigenen Datensicherungen für die bei Agenda abgelegten Belege durchführen. Zudem gewährleistet Agenda, dass ihre Daten ausschließlich im Inland gespeichert werden.

Weitergehende Informationen dazu erhalten Sie bei Agenda Software.
​​​​​​​www.agenda-mandanten.de

Daten werden in Rechenzentren von Agenda in Deutschland gespeichert, denn für die Aufbewahrung Ihrer Daten außerhalb von Deutschlands würden Sie eine entsprechende Genehmigung ihres Finanzamtes benötigen, welche Sie beantragen müssten. Diese Genehmigung wird nicht erteilt, wenn Sie nicht in der Lage sind einen Nachweis darüber zu führen, wo genau Ihre Daten liegen. Dem entgehen sie bei Agenda, da dort Ihre Daten ausschließlich im Inland liegen.

Weitergehende Informationen dazu erhalten Sie bei Agenda Software.
​​​​​​​www.agenda-mandanten.de

Das Unternehmensportal dient zunächst insbesondere zum Empfang, zur Verwaltung, Bearbeitung und Speicherung Ihrer Eingangsrechnungen. Das muss ab dem 01.01.2025 gewährleistet werden können.

Für die Umstellung Ihrer Ausgangsrechnungen gibt es Übergangsfristen von zwei bzw. u.U. drei Jahren.

Soweit Sie Ihre Ausgangsrechnungen über eine eigene Anwendersoftware erstellen und verwalten besteht die Möglichkeit, dass Ihre Rechnungsausgänge automatisch oder manuell in das Unternehmensportal eingelesen importiert und von uns verarbeitet werden können. Sie müssten mit Ihrem individuellen Softwareanbieter die Umstellung auf E-Rechnung und den Import in unser Unternehmensportal besprechen. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Für die Mandanten, welche nicht über eine individuelle Anwendersoftware verfügen, besteht die Möglichkeit bei Agenda ein Fakturierungsprogramm zur Erstellung von E-Rechnungen zu erwerben. Dieses können Sie künftig für die Erstellung und Verwaltung (Mahnwesen) (Kommentar: Mahnwesen geht nur, wenn sie auch eine FIBU von Agenda benutzen) Ihrer Forderungen nutzen. Das Fakturierungsprogramm von Agenda ist natürlich in das Unternehmensportal eingegliedert. Bitte sprechen Sie Agenda an, wenn Sie an dem Fakturierungsprogramm Interesse haben.

www.agenda-mandaten.de

Wer bislang seine Ausgangsrechnungen über World oder Excel geschrieben hat, kann theoretisch dies auch nach Ablauf der Übergangsfristen weiter tun. Allerdings sei der Hinweis gestattet, dass diese Verfahrensweise bereits heute nicht zwingend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen dürfte. Nach Ablauf der Übergangsfristen müssen Sie Ihre Rechnungen, welche mit Word oder Excel geschrieben sind, über ein entsprechendes Programm in eine E-Rechnung umwandeln und im Format der E-Rechnung an ihre Kunden per Mail übertragen. Für die Umwandlung ihrer Ausgangsrechnung sowie für die Verwaltung dieser können Sie auch das Unternehmensportal nutzen.

Einige Mandanten unserer Kanzlei nutzen bereits das Unternehmensportal. Diese müssen die Einrichtung und Freischaltung nicht noch einmal in Auftrag geben. Das Unternehmensportal wird ab Oktober 2024 um zahlreiche Funktionen, insbesondere des Eingangs, der Verwaltung und Verarbeitung von E-Rechnungen erweitert. Hinsichtlich des Unternehmensportals müssen sie nicht tätig werden. Wir fakturieren die Erweiterungen für Sie ohne gesonderten Auftrag.

(Kommentar: es sollte angeboten werden, weitere Cloudanwendungen zu nutzen: AOL, BOL(auch für Paypal) , DIGIBEL, Agenda Connect, KOL, Beleg App)

Bislang war die Nutzung des Unternehmensportals mit den eingeschränkten Funktionen für unsere Mandanten kostenlos. Aufgrund der Erweiterung der Funktionen und der damit für uns verbundenen Entstehung der zusätzlichen Softwarekosten fällt ab 01. Januar 2025 für alle Nutzer des Unternehmerportals die entsprechende Nutzungsgebühr an. Demzufolge auch für die Mandanten, welche das Portal bislang ohne gesondertes Entgelt nutzen konnten.

Mandanten, welche bereits das Unternehmensportal register (Sie meinen bestimmt UP) nutzen, müssen/können von Agenda angebotenen Zusatzprogramme wie z.B. das InvoiceHUB für den Transfer Empfang und Versand von E-Rechnungen mittels einer E-Mailadresse bei Agenda bestellen.

Wer das Programm InvoiceHUB von Agenda für den Empfang und Import der E-Rechnungen nutzen möchte, bekommt eine oder optional mehrere E-Mailadressen zugesandt. Diese E-Mailadressen sind kryptisch, d.h. sie haben eine ungeordnete Abfolge von Zahlen und Buchstaben. Diese E-Mail kann nach unserer derzeitigen Info nicht individuelleangepasst werden.

Sie müssen/sollten diese E-Mailadresse an Ihre Auftragnehmer weiterleiten, damit die an Sie bestimmte E-Rechnungen direkt an das Portal senden können. Wem die Weitergabe dieser kryptischen Adresse nicht gefällt, der kann sich auch eine individuell eingerichtete E-Mailadresse zulegen und verknüpft diese intern mit der kryptischen Mail des Portals. Bei Ihrem Provider können Sie sicher eine Weiterleitung von Rechnungseingang@Ihre_domain.de an Ihre InvoiceHUB Adresse einrichten lassen.

Es ist auch möglichDas bewirkt, dass Sie Ihre E-Rechnungen über ihre eine allgemeinedefinierte Mailadresse Ihres Unternehmens erhalten, und danndie dann automatisch individuell in das Portal weitergeleitet wird leiten. Ebenso können über andere Kanäle empfangene E-Rechnungen auch manuell in das Unternehmensportal per Drag & Drop im Browser hochgeladen werden

Es gibt aus unserer Sicht derzeit keine Möglichkeit, sich dem Empfang und der Verwaltung von E-Rechnungen zu entziehen. Selbst Unternehmen, welche keinen eigenen PC haben können sich eine E-Mailadresse zulegen und über einen Dienstleister wie das Unternehmensportal ihre Rechnungen empfangen, speichern und verarbeiten lassen.

einzig professionelle und revisionssichere Lösung zum Empfang, Verwaltung und Speicherung von E-Rechnungen und anderen digitalen Belegen ist ein Verwaltungsprogramm wie unser Unternehmensportal oder vergleichbare Programme von anderen Anbietern.

Allerdings stellt sich die Frage, ob der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten im Verhältnis zum Umfang der Belege stehen, welche jährlich eingehen und zu verwalten sind. In der Regel dürfte bei Kleinstunternehmen dieses Verhältnis nicht gewahrt sein. Aus diesem Grund ist zu überlegen, ob man nicht eine andere Infrastruktur nutzen könnte.

einfachste Weg ist, dass Sie sich in Ihrer Explorerstruktur einen Ordner für E-Rechnungen anlegen und diesen im einfachsten Fall mit jährlichen Unterordner versehen. Wenn Sie nur sehr wenige E-Rechnungen pro Jahr bekommen, sollte es reichen, wenn Sie diese in Ihrem Explorerordner speichern. Ganz Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie durch regelmäßige Datensicherungen die Speicherung der E-Rechnungen gewährleisten. Bei Prüfungen müssen Sie dann den Explorerordner auf einen Datenträger kopieren und diesen einem Prüfer zur Verfügung stellen. Wichtig ist dabei auch zu erwähnen, dass diese Vorgehensweise nicht mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung konform ist und als ein formeller Fehler in Ihrer Buchhaltung gewertet werden könnte. Allerdings wird ein formeller Fehler alleine nicht zu Feststellungen bei einer Betriebsprüfung reichen. Als nächstes steht die Frage, wie die im Explorer befindliche E-Rechnungen ihren Weg zum Steuerberater finden. Da steht nur die Möglichkeit offen, dass Sie diese E-Rechnungen ausdrucken und den Papierausdruck zum Steuerberater geben. Papierausdruck ersetzt nicht die Papierrechnung.Er dienst nur zur Verarbeitung in Ihrem Steuerbüro. Bei Prüfungen müssen Sie den Ordner mit den E-Rechnungen vorlegen. Eine automatische und elektronische Verarbeitung ihres Beleges ist bei Ablage in einem Explorer-Ordner nicht möglich.

die Verwaltung und Speicherung mittels eigener Ordnerstruktur auch für mittlere Unternehmen mit wenigen Belegen eine Option ist, muss jeder selbst entscheiden. Wir können diesen Weg auf jeden Fall nicht empfehlen, da er nicht revisionssicher und nicht den Grundsätzen digitaler Buchführungen entspricht. Für die Zukunft werden alle Unternehmen ob groß oder klein einer digitalen Verwaltung Ihrer Belege mittels einem dafür optimierten Programms nicht herum kommen.

Die Finanzverwaltung fordert schon seit längerem bei der Verwaltung und Verarbeitung von digitalen Daten eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Eine solche Verfahrensdokumentation können Sie nach unserem bisherigen Stand bei Agenda erwerben. Wir empfehlen Ihnen sich zuerst auf die Einrichtung und Integration des Programms in Ihr innerbetriebliches Rechnungswesen zu konzentrieren. Wenn das abgeschlossen ist und alles läuft dann können Sie sich der Verfahrensdokumentation widmen. Bei Bedarf steht Ihnen diesbezüglich unsere Kanzlei gern zur Verfügung.

Auch wenn Sie das Auftragsverhältnis mit unserer Kanzlei kündigen, bleibt Ihnen der Zugang zum Unternehmensportal auf Dauer erhalten.

Es fallen grundsätzlich ab der Kündigung des Auftragsverhältnisses über unsere Kanzlei keine Kosten für das Unternehmensportal an, es sei denn, Sie wollen einige Zusatzleistungen noch weiter nutzen.

Sie können die Zugangsdaten zum Unternehmensportal auch einem anderen Steuerberater übergeben, sodass er sich alle dort gespeicherten Belege ansehen und ggf. auch verarbeiten kann.

Es besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, die im Unternehmensportal gespeicherten Daten an ein anderes System zu übertragen. Allerdings stehen in diesem Fall für Nachfragen und Prüfungen der Rechnungen unserer Kanzlei nicht mehr zur Verfügung. Anfragen dahingehend sind dann an den Softwareanbieter Agenda zu richten.

Die im Unternehmensportal gespeicherten Belege und Daten spielen künftig bei Betriebsprüfungen und Prüfungen jeglicher Art eine große Rolle. Sie müssen den Prüfern einen direkten Zugriff ermöglichen. Wir haben die Möglichkeit, dass wir für Sie einen Prüferzugang einrichten. Der Prüfer bekommt also einen auf den Prüfungszeittraum und nur auf die für die Prüfung notwendigen Daten einen zeitlich begrenzten Zugriff. Dann kann der Prüfer vom Finanzamt aus oder bei einer Prüfung vor Ort vom von jeden PC aus auf das Unternehmensportal selektiert zugreifen und seine Prüfung durchführen. Nur die im Übergangszeitraum noch auf Papier erhaltenen Belege müssen Sie dem Prüfer in der bislang gewohnten Form zusätzlich bereithalten. (Kommentar: leider können Sie im UP die Sicht auf die Belege nicht beschränken auf den Prüfungszeitraum, das ist ein Mangel für den ich keine Lösung kenne außer, der Prüfer setzt sich in der Kanzlei an den PC und bekommt nur die drei Jahre FIBU, das ist ja schon bei einer UST Sonderprüfung schwierig.)

Nein. E-Rechnungen im zugelassenen Format ZUGFeRD- und X-Format müssen nicht ausgedruckt werden. Sie könne natürlich für eigene Zwecke und Ablagen die Rechnungen  ausdrucken. Diese 

Sie die von uns erhobene Gebühr von derzeit 16 € netto nicht mehr bezahlen können oder wollen, dann werden wir die Funktionen ihres Unternehmensportals deaktivieren. Ihnen bleibt jedoch der Zugang zum Unternehmensportal weiterhin erhalten. Das bedeutet, dass sie bzw. Prüfer die dort gespeicherten Belege und Daten weiter einsehen können.

Wenn Sie das Online Banking als Zusatzleistung von Agenda bestellen und mit Hilfe Ihres PIN/TAN Verfahrens einrichten, können Sie direkt aus dem Unternehmensportal die Rechnungen überweisen. In der Datei der E-Rechnung sind die Bankdaten des Zahlungsempfängers enthalten. Sie würden sich die Eingabe dieser Daten in jedem Fall ersparen.

Zudem würde unsere Kanzlei alle Kontoauszüge des freigeschaltenen Kontos elektronisch abrufen und einlesen können.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Freischaltung des Onlinebanking im Unternehmensportal bei einigen Banken alle 90 Tage mittels einer neuen PIN/TAN bestätigen müssen. (Kommentar: man kann wohl die PIN abspeichern aber wie ich das sehe nicht bei jeder Bank und nicht bei jeder Banking App. Bei meiner DKB Bank z.B. die ihr Banking verändert haben kann ich die PIN nicht speichern. Im Schlimmstan Fall muss man sie also tatsächlich in Abständen nochmal eingeben)

Bislang übergeben viele Mandanten ihre Kontoauszüge noch in Papierform an unsere Kanzlei zur Verarbeitung. Es besteht über das Unternehmensportal jedoch die Möglichkeit, für alle oder selektierte Bankverbindungen eine Onlinefunktion einzurichten. Dann können Sie aus dem Unternehmensportal direkt Überweisungen in Auftrag geben und wir können elektronisch ihre Kontoauszüge abrufen. Zahlreiche Mandanten unserer Kanzlei haben den Abruf der Kontoauszüge durch unsere Kanzlei schon in der Vergangenheit auf unterschiedlichen Wegen in Anspruch genommen. Die bislang praktizierten Wege zum Einlesen der Auszüge bleiben natürlich noch weiter bestehen, wenn sie gut funktionieren. Es ist aber für beide Seiten eine Erleichterung, wenn die Kontobewegungen nicht mehr vom Papierauszug übernommen werden müssen, sondern elektronisch eingelesen werden können. (Kommentar: Es können tausende Tastaturanschlage gespart werden)

Sie können jederzeit Ihr Unternehmensportal per Mail/Telefax oder Brief an unsere Kanzlei kündigen. Nach der Kündigung bleibt Ihnen der Zugang zu Ihrem Portal weiter erhalten. Sie können nach der Kündigung allerdings keine neuen Rechnungen mehr einpflegen, verwalten oder speichern.

InvoiceHUB ist eine zusätzliche Software von Agenda welche Sie benötigen, um E-Rechnungen mittels einer Ihnen zur Verfügung gestellten Mailadresse in Ihr Unternehmensportal importieren können. Dieses Programm müssen Sie direkt bei Agenda buchen. Bitte beachten Sie, dass InvoiceHUB erst ab November bei Agenda bestellbar sein wird. Die Kosten für das Programm betragen 3,00 € netto bei einer jährlichen Vertragslaufzeit und 3,50 € bei einer monatlichen Vertragslaufzeit.

Videos und weiterführende Hilfedokumente zur Einrichtung finden Sie unter https://agenda-mandanten.de/hilfe Sie können bei Fragen gerne auch den Hotlineservice von Agenda unter der Telefonnummer 08031/2561 355 in Anspruch nehmen. Agenda ist zu allen Fragen bezüglich der Einrichtung und Anwendung der Software der richtige und kompetente Ansprechpartner. Unsere Kanzlei steht Ihnen bei allen steuerlichen Fragen gern zur Verfügung.

Bei einer Hotlineanfrage bei Agenda benötigen Sie ihre Kundennummer. Die finden Sie auf Ihrem Unternehmensportal rechts oben unter dem Zahnrad und Info.

Für Mandanten, welche trotz Support von Agenda Probleme bei der Einrichtung oder Nutzung von dem Unternehmensportal haben, können auch einen individuellen aber kostenpflichtigen Support durch unseren externen EDV Berater Michael Brennecke in Anspruch nehmen. Der kann sich auf Ihren PC aufschalten und Sie direkt bei dem Vorgang begleiten. Wenn Sie die Dienste des individuellen und direkten Support in Anspruch nehmen möchten, können Sie unter diesem Link (https://outlook.office365.com/book/BurncornerSupport@ProcomdataGmbH4711.onmicrosoft.com/) sich einen Termin mit Herrn Brennecke buchen.

Gesellschafter an einer Personengesellschaft können Sonderbetriebseinnahmen und Sonderbetriebsausgaben haben. Diese stehen nicht in direktem Zusammenhang zu der Personengesellschaft. Deswegen muss jeder Gesellschafter mit Sonderbetriebsein- oder -ausgaben eine Infrastruktur zur Verwaltung und Speicherung von E-Rechnungen bereit stellen. Deswegen können auch die betroffenen Gesellschafter sich ein eigenes Unternehmensportal einrichten. Sie könnten in diesen Fällen einen Auftrag zur Einrichtung in Auftrag geben.

Allerdings stellt sich die Frage, ob der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten im Verhältnis zum Umfang der Belege stehen, welche jährlich eingehen und zu verwalten sind. In der Regel dürfte bei Sonderbetriebsvorfällen, umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen sowie bei anderen Kleinstunternehmen dieses Verhältnis nicht gewahrt sein. Aus diesem Grund ist zu überlegen, ob man nicht eine andere Infrastruktur nutzen könnte.

einfachste Weg ist, dass Sie sich in Ihrer Explorerstruktur einen Ordner für E-Rechnungen anlegen und diesen im einfachsten Fall mit jährlichen Unterordner versehen. Wenn Sie nur sehr wenige E-Rechnungen pro Jahr bekommen, sollte es reichen, wenn Sie diese in Ihrem Explorerordner speichern. Ganz Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie durch regelmäßige Datensicherungen die Speicherung der E-Rechnungen gewährleisten. Bei Prüfungen müssen Sie dann den Explorerordner auf einen Datenträger kopieren und diesen einem Prüfer zur Verfügung stellen. Wichtig ist dabei auch zu erwähnen, dass diese Vorgehensweise nicht mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung konform ist und das als ein formeller Fehler in Ihrer Buchhaltung gewertet werden könnte. Allerdings wird ein formeller Fehler alleine nicht zu Feststellungen bei einer Betriebsprüfung reichen. Als nächstes steht die Frage, wie die im Explorer befindliche E-Rechnungen ihren Weg zum Steuerberater finden. Da steht nur die Möglichkeit offen, dass Sie diese E-Rechnungen ausdrucken und den Papierausdruck zum Steuerberater geben. Papierausdruck ersetzt nicht die Papierrechnung.Er dienst nur zur Verarbeitung in Ihrem Steuerbüro. Bei Prüfungen müssen Sie den Ordner mit den E-Rechnungen vorlegen. Eine automatische und elektronische Verarbeitung ihres Beleges ist bei Ablage in einem Explorer-Ordner nicht möglich.

Das Unternehmensportal ist eine Plattform zur Verwaltung, Verarbeitung und Verwaltung meiner E-Rechnungen und andere digitalisierte Belege und ein internes Informationsmedium, wo ich mir meine betriebswirtschaftlichen Auswertungen und optional auch meine Bankbewegungen ansehen kann.

Das InvoiceHUB ist ein Transformationsprogramm welches Sie optional benötigen, um ihre E-Rechnungen mittels einer extra für Sie angelegten kryptischen E-Mailadresse in Ihr Unternehmensportal importieren können. Alternativ könnten Sie auch anstelle des InvoiceHUB Ihre Rechnungen individuell hochladen. Das spart die 3 € pro Monat, kostet aber viel zusätzliche Zeit und Verwaltungsaufwand.

Unternehmensportal mit Digitaler Buchführung, Auswertungen online und Bankonline wird von Agenda Software bereit gestellt, allerdings über unsere Kanzlei verwaltet und abgerechnet. Das InvoiceHUB wird direkt bei Agenda bestellt, von Agenda verwaltet und von Agenda in Rechnung gestellt.

Theoretisch ja. Das InvoiceHUB ist ein Transformationsprogramm welches Sie optional benötigen, um ihre E-Rechnungen mittels einer extra für Sie angelegten kryptischen E-Mailadresse in Ihr Unternehmensportal importieren können. Alternativ könnten Sie auch anstelle des InvoiceHUB Ihre Rechnungen individuell hochladen. Das spart die 3 € pro Monat, kostet aber viel zusätzliche Zeit und internen Verwaltungsaufwand.